Cu un pas în înaintea timpului. Cum să nu mai întârzii tot timpul la întâlniri!

Cu un pas în înaintea timpului. Cum să nu mai întârzii tot timpul la întâlniri!

Fiecare dintre noi avem măcar un prieten care întârzie în mod constant la întâlniri. Asta poate deveni destul de frustrant pentru cel care așteaptă, însă lipsa de punctualitate se poate transforma într-o problemă existențială pentru cei care ratează întâlniri și oportunități din cauza faptului că nu se înțeleg cu cronometrul. De aceea, vă puteți scuti mulți nervi și stres dacă vă exersați punctualitatea în mod strategic. Dacă vă numărați printre cei care sunt mereu cu un pas în urma ceasului, nu trebuie însă să disperați. Cunoașterea motivelor reale ale întârzierii voastre vă poate ajuta să găsiți o strategie prin care vă creșteți punctualitatea.

Aceste motive se împart în două mari categorii: Deficiențe de estimare și motive psihologice. La fiecare dintre noi, întârzierile pot avea motivații mixte, fapt ce face mai greu de conceput o strategie pentru prevenirea lor. Să le luăm pe rând:

1) Deficiențe de estimare a timpului

Dacă întârzierile voastre sunt variabile este posibil să estimați greșit timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice. Cu toate că vă programați în mod curent sarcinile pe care le aveți de îndeplinit nu reușiți niciodată să le terminați la timp și trebuie să „stați peste program”? Nu este o problemă foarte gravă, majoritatea oamenilor o au. S-au făcut studii care arată că aceste greșeli de estimare vă pot face să apreciați că terminați un task în 40% mai puțin timp decât aveți nevoie în mod real.

Cu alte cuvinte, o sarcină pe care trebuia să o faceți în jumătate de oră, o veți face în 42 de minute. Dacă adăugați la fiecare oră 24 de minute anticipate greșit, ar trebui să stați peste program mai mult de 3 ore zilnic. Noroc că acesta este un caz extrem și că nu toate zilele de lucru sunt atât de pline încât să necesite o planificare atât de strictă.

Trebuie să luați însă în calcul faptul că nu toate aceste estimări greșite sunt „din vina voastră”. Unele pot apărea ca urmare a unor complicații neprevăzute. Totuși, o estimare mai realistă nu ar strica. Puteți începe prin a adăuga la fiecare task niște minute „de rezervă”, care să acopere eventualele erori de estimare neprevăzute. Astfel, vă puteți scuti de mulți nervi și stres atât la lucru cât și în viața personală.

Mai este însă un tip de eroare în estimarea timpului care nu depinde de task-urile pe care le aveți, ci de conformație voastră psihologică. Este dovedit faptul că persoanele mai active și orientate spre productivitate un minut trece (considerat subiectiv) mai repede decât în realitate. Pentru aceștia un minut are 57-58 de secunde reale, în timp ce, pentru cei mai relaxați și orientați spre procrastinare un minut „subiectiv” are 77 de secunde reale. Astfel, la fiecare oră, cei activi au o „rezervă de timp” de 3 minute, pe când cei „laid-back” au un deficit de timp de 17 minute. Astfel, este de înțeles de ce oamenii care fac parte din cea de-a doua categorie întârzie mai mult și mai des.

Pentru a corecta aceste deficiențe de estimare este necesar să vă monitorizați atent activitatea un timp și să țineți minte timpul de care aveți nevoie pentru activitățile cotidiene (duș, spălat pe dinți, uscat părul, răspuns la mail-uri, etc.). Pe viitor, încercați să faceți predicții bazate pe aceste date reale, nu pe aproximările voastre subiective. 

O altă metodă care ar putea funcționa este împărțirea task-urilor în mai multe etape și estimarea respectivelor etape. Este știu că, pentru lucrurile simple, estimările noastre sunt mai bune decât pentru procesele complexe și cu multe etape. Astfel, vă puteți regla în timp deficiențele de estimare.

2) Cauze Psihologice

Dacă vi se întâmplă să aveți întârzieri constante ca timp, este posibil ca motivele voastre să fie de altă natură. Dacă mereu ajungeți cu 10 minute mai târziu (de exemplu) poate fi un semn că, voi sunteți, de fapt, punctuali, dar aveți motive subconștiente de a fi în urma cronometrului. 

Un astfel de motiv este frica de a „pierde timp” sau de a aștepta. Preferați să întârziați un sfert de oră și să fiți siguri că celălalt a ajuns deja decât să așteptați 2-3 minute. Pentru a vă lecui de această problemă, faceți-vă o listă de lucruri cu care vă puteți ocupa timpul considerat pierdut atunci când așteptați. Luați-vă cu voi o carte sau sunați-vă prietenii cu care nu ați apucat să mai vorbiți de ceva vreme. Aceste activități umplu „golul” de care vă este frică din programul vostru și vă ajută și să fiți mai punctuali.

Un alt motiv pentru „întârzierile programate” este acela de a arăta dominanță. Șeful nu e niciodata primul la o întâlnire (sau cel puțin așa funcționează precepția asupra șefului la majoritatea oamenilor). Totuși, de multe ori în viață nu sunteți în poziția de șef. Este posibil să ratați oportunități importante din cauza întârzierilor și să vă stricați imaginea în fața partenerilor de afaceri și de viață. De aceea, trebuie să învățați să vă arătați dominanța în alte moduri mai puțin problematice (cum ar fi prin atitudine sau prin semnale nonverbale).

Vi se întâmplă des să vă amintiți că „mai aveți un lucru de făcut înainte să plecați”? Acesta poate fi numit „one more task syndrome” și este cauza multor întârzieri. Problema este că majoritatea lucrurilor de care vă amintiți că aveți să le faceți nu sunt chiar atât de urgente precum par. Ele pot fi amânate după întâlnirea la care trebuie să plecați. In fond, cât de important poate fi un lucru pe care „ai uitat să-l faci” câteva zile la rând, dar îți amintești de el chiar când trebuie să ieși pe ușă. Dacă nimic n-a luat foc timp de 3 zile, n-o să ia foc nici în următoarele 2 ore. Așa că notează-l eventual pe un post-it ca să-ți amintești când te întorci și vezi-și de treabă.

Dacă vă analizați și descoperiți că motivele întârzierilor sunt mixte, atunci puteți folosi strategii mixte combinând cu creativitate strategiile schițate mai sus. În fond, ideea este să ajungeți să fiți mai punctuali pentru a vă scuti de stres, nervi și situații jenante. De aceea, întregul proces trebuie să fie unul creativ și relaxat, care să vă stimuleze și să vă facă plăcere.

În final, vine întrebarea! Voi din ce motive întârziați?

Despre gândirea pozitivă și începuturile ei. Prejudecăți și neînțelegeri.
A te stinge înainte de a muri. O problemă actuală.

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *